在電子商務與實體商店的日常營運中，訂單通知是極為重要的一環。一個清晰、準確、且具亲和力的訂單通知，不僅能提升客戶體驗，也能確保交易的順利進行。訂單通知該如何撰寫？以下我們將從各個角度細解其格式要點與技巧。
一、基本格式與內容
- 訂單號碼：通知的最開始，應先標明訂單號碼，以便參考與查證。
- 訂單日期：標明訂單的具體日期，有助於明確交易時間。
- 產品信息：清晰列出訂購之產品的名稱、數量、規格及型號。若產品有特殊需求（如刻字、特定包裝等），亦需詳細說明。
- 價格與總額：分別列出各產品的單價及總額，並確認是否有任何折扣或優惠。
- 配送方式與地址：告知客戶選擇的配送方式及配送地址。若是自取，請注明自取的店鈔位置及時間。
- 支付狀況：告知已付款或待付款狀態，以及支付方式的訊息。
- 聯絡資訊：提供公司或商店的聯絡電話或電子郵件，以便客戶有任何問題時能迅速取得聯絡。
二、語言運用與調性
- 親和力：使用親切、熱情的語言，增加客戶的信任感與期待感。
- 正式性：儘管需要親和力，但仍需維持一定程度的正式性，以顯示專業性。
- 避免過多術語：避免使用過多專業或复杂的術語，以免讓客戶感到困惑。
- 明確性：語意需清晰明確，避免模綺兩可的說法。
三. 附加訊息與提醒
- 配送時間預告：告知預計的配送時間，並提醒客戶做好接收準備。
- 退換貨政策：概述公司的退換貨政策，讓客戶感到安心。
- 優惠訊息：若公司有相關優惠活動，可在此告知客戶，提升客戶回購的動力。
- 囑托與提醒：例如提醒客戶確認產品是否完好、隨時可進行售后等，顯現對客戶的關心。
訂单通知样例：
「親愛的客戶：
感谢您在本店進行購物。以下是您的訂單詳情：
訂單號碼：XXXXXX
訂單日期：XXXX年XX月XX日
產品：A產品（數量：X，規格：XXX）
價格：每個XXX元，總額XXX元
配送方式：快遞配送至您填寫的地址
支付狀況：待付款
請在收到包裹後確認商品完好，如有任何問題請隨時聯絡我們。您的滿意是我們最大的追求！
預計配送時間為XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日。請保持通訊暢通以便接收配送員的訊息。
退換貨政策請見網站公告。
祝盡快收到心仪的商品！
XX商店」
…… 以下是相關問題和答案 …..
問：訂單通知是否需要包含支付方式的信息？
答：是的，應該包含支付方式的信息，以便客戶確認自己的付款狀況。
問：訂單通知的語言應該如何掌握？ 答：訂單通知的語言應親和且熱情，同時保持一定的正式性以顯示專業性。避免使用過多專業或复杂的術語。 問：如何處理客戶在收到訂單通知後提出問題的情況？ 答：在訂單通知中提供清晰的退換貨政策和聯絡方式，以便客戶在收到商品前有問題時能夠取得聯絡並解決問題。
